A PPK által szervezett vagy a PPK társszervezésében megvalósuló online rendezvények előkészítése során kérjük, az alábbiak szerint járjon el:

• A szervező személye:
  • Minden rendezvénynek - a belső kezdeményezésű és a társszervezésben megvalósuló rendezvénynek is - kell, hogy legyen a karon közalkalmazotti jogviszonyban álló szervezője. A rendezvény szervezője lehet oktató vagy oktatást támogató kolléga. A karon belüli ügyintézés minden esetben a kari szervező kolléga feladata.

• Amint a rendezvény ötlete megfogalmazódott:
  • A megfelelő online platform(ok) kiválasztása (Teams; intézeti, tanszéki Zoom-fiók, kari YouTube streamcsatorna)
  • Belső rendezvények esetén a kiválasztott online platformokon az esemény szervezője gondoskodik a szükséges idősáv(ok) befoglalásáról. (Az online események lebonyolítása elsősorban az intézeti/tanszéki Zoom-fiókok használatával történik. Kiemelt kari eseményekhez, illetve időpontütközés esetén a Dékáni Hivatal központi Zoom-fiókja is igénybe vehető.)
  • A kar társszervezésében megvalósuló külső rendezvény esetében a Dékáni Hivatal minden esetben együttműködési megállapodást köt a külső partnerrel, ennek birtokában kezdhető meg a szervezés.
     
• Legalább 2-3 héttel a rendezvény előtt:
  • Döntés arról, hogy előre rögzített vagy élő online esemény (esetleg ezek keveréke) valósul-e meg.
  • Stúdiófelvétel esetén előzetes egyeztetés a technikussal (technikus@ppk.elte.hu)
  • Az eseményhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató és, amennyiben a részvétel előzetes regisztrációhoz kötött, regisztrációs felület kialakítása. A résztvevők regisztrációja a legegyszerűbben a Qualtrics-ban valósítható meg, az adatkezelési rendelkezések (GDPR) betartásával. Erről bővebben az Adatkezelés menüben olvashat.​​​​​​ (A Qualtrics használatához a kar munkatársai itt találnak segítséget.)
     
• Legalább 2 héttel a rendezvény előtt:
  • A rendezvény meghirdetésében, elő- és utókommunikációjában igénybe veheti a kari Kommunikációs Iroda segítségét. A rendezvények kommunikációjáról, a Kommunikációs Iroda szolgáltatásairól bővebben itt olvashat.
     
• Legalább 1-2 nappal a rendezvény előtt:
  • Egyeztetés az előadókkal, a moderátori/technikai host szerepek véglegesítése.
  • A regisztráció lezárása, és emlékeztető e-mail küldése a regisztrált résztvevőknek.
     
• A rendezvény során:
  • Kérjük, hogy minden PPK-s online rendezvényen élőszóban és vizuálisan is jelenjen meg a kar neve valamilyen formában (pl. kari ppt-sablon használata, logózott háttér alkalmazása etc.) a mindenkori arculati szabályok betartásával.
  • A moderátor feladatai a következők: résztvevők beengedése a ’Waiting Roomból’, résztvevők némítása az esemény kezdete előtt.
  • A rendezvény elején az adatkezelési tájékoztatóban foglaltakra szóban is föl kell hívni a figyelmet, ez fokozottan érvényes abban az esetben, amikor a rendezvényt rögzítjük és később a YouTube-on publikáljuk. A személyiségi jogok érvényre juttatásáról minden egyes PPK-s rendezvényen gondoskodnunk kell.
     
• A rendezvény után:

  • Ha szeretnék a videót a későbbiekben elérhetővé tenni a kar online felületein, akkor a felvétel eljuttatása a Kommunikációs Irodához (kommunikacio@ppk.elte.hu) és a technikusokhoz (technikus@ppk.elte.hu).

  • Örömmel vesszük a szervezők beszámolóját a kari kommunikációs felületek számára! A rendezvények kommunikációjáról, a Kommunikációs Iroda szolgáltatásairól bővebben itt olvashat.